Decidnos de qué empresa sois. Lo usamos para archivar vuestras respuestas por separado de las de cualquier otro cliente.
A partir de ahí no hay prisa: lo que escribáis se va guardando en este navegador y podéis volver cuando queráis. Cuando lo enviéis nos llega a nosotros.
Vais a sustituir vuestro programa de gestión por SAP Business One, y la tienda tiene que seguir vendiendo igual al día siguiente. Este cuestionario sirve para saber qué hace hoy vuestra integración, qué hay que replicar tal cual y qué conviene aprovechar para mejorar.
Se contesta escribiendo directamente en los recuadros, y lo que escribáis se va guardando solo en vuestro navegador. Cuando esté, pulsad Enviar a ECINSA arriba a la derecha y nos llega. No hace falta terminarlo de una vez: podéis enviarlo a medias y volver a enviarlo después.
No hace falta contestarlo de una sentada ni contestarlo todo. Lo marcado como bloqueante sí: sin eso no podemos empezar.
Si una pregunta no se entiende, dejadla en blanco y la vemos en la reunión. Preferimos una pregunta sin contestar a una respuesta inventada.
Para qué queréis el conector y con qué margen de tiempo contamos.
Por qué lo preguntamosMarca qué parte del conector es la urgente. No es lo mismo un cliente que se ahoga metiendo pedidos que uno al que le sobra un catálogo desactualizado.
Por qué lo preguntamosEn un proyecto así salen veinte decisiones pequeñas por semana. Si cada una tiene que subir a comité, el proyecto se para.
Por qué lo preguntamosCambia el plan entero. Una tienda nueva se llena de golpe; una que ya vende hay que tocarla sin romper lo que funciona, y eso obliga a emparejar antes lo que ya existe.
Vuestra tienda ya está conectada a un programa de gestión. Eso que funciona es la mejor especificación que existe: está probado, vuestra gente está acostumbrada y el día del cambio tiene que seguir funcionando igual.
Por qué lo preguntamosNos ahorra la mitad de las preguntas de este documento. Si podemos mirar cómo está hecho lo que ya funciona, no hace falta que nos lo contéis campo por campo.
Por qué lo preguntamosEsto es la raya de mínimos. El día que se apague lo viejo, todo lo que quede marcado aquí tiene que seguir funcionando igual o mejor. Lo que no marquéis, no lo vamos a echar de menos.
Por qué lo preguntamosMedia hora mirando la tienda actual vale más que diez preguntas contestadas. Y nos deja copiar exactamente lo que ya está bien.
Por qué lo preguntamosAquí está el valor del cambio. Si nos limitamos a copiar lo que hay, habréis cambiado de programa de gestión y de conector para quedaros exactamente igual que estabais.
Por qué lo preguntamosSeparar «replicar» de «mejorar» nos permite sacar primero lo que ya teníais funcionando y añadir lo nuevo después. Si mezclamos las dos cosas, el día del cambio os la jugáis a una carta.
Por qué lo preguntamosEsta es, con diferencia, la pregunta más cara del documento. La tienda enlaza cada producto con el programa de gestión por un código. Si al migrar a SAP esos códigos cambian, hay que rehacer el emparejamiento de todo el catálogo, uno a uno. Es la diferencia entre un día de trabajo y tres semanas.
Por qué lo preguntamosDos conectores escribiendo a la vez en la misma tienda se pisan el uno al otro: uno pone el precio de SAP y el otro lo devuelve al del programa viejo, en bucle. Si tiene que haber convivencia, hay que repartir por adelantado quién se ocupa de qué.
La pregunta más importante del documento. Si un dato se puede cambiar en los dos sitios, antes o después uno pisa al otro.
Por qué lo preguntamosEs la regla de la que cuelga todo lo demás. Sin ella, cualquier decisión posterior queda en el aire.
Por qué lo preguntamosEscribir en SAP es lo delicado del asunto: un error ahí ensucia la contabilidad. Cuanto más corta sea esta lista, más tranquilo duerme todo el mundo.
Por qué lo preguntamosSuele haber campos, series o almacenes reservados para otra cosa. Es mejor tener la lista negra por escrito que descubrirla el día que algo se descuadra.
Esta parte la contesta informática, y va toda del lado de la tienda: de SAP nos ocupamos nosotros, no os vamos a pedir nada de eso.
Por qué lo preguntamosIgual que con SAP. Y «copia fiel» incluye los plugins: una web de pruebas sin los complementos que tiene la real no sirve para detectar los choques.
Por qué lo preguntamosWooCommerce por sí solo es previsible; con veinte complementos encima, no. Un complemento de precios por tipo de cliente puede reescribir el precio justo después de que lo dejemos puesto, y desde fuera parece que el conector no funciona.
Por qué lo preguntamosEs lo que más veces retrasa el arranque, y no por difícil: depende de terceros que tardan semanas en abrir un puerto. Del lado de SAP nos encargamos nosotros.
De todo lo que hay en SAP, qué debe verse en la tienda y qué pasa cuando eso cambia.
Por qué lo preguntamosDetermina cuánto tarda una vuelta completa y si hay que trocearla. Con quinientos artículos todo es fácil; con cincuenta mil, hay que pensarlo.
Por qué lo preguntamosNecesitamos una regla que se pueda comprobar sola, sin que nadie tenga que decidirlo cada vez. Y tiene que ser una regla que vuestra gente pueda cambiar sin llamarnos.
Por qué lo preguntamosBorrar en la web es irreversible y se lleva por delante las opiniones, las estadísticas y la dirección del producto en buscadores. Casi siempre es mejor ocultar.
Por qué lo preguntamosEs el trabajo más ingrato del proyecto y el que más sorpresas da. Normalmente hace falta un censo previo: cuántos casan, cuántos no y por qué.
Qué se escribe en la ficha de la tienda y de dónde sale. Rellenad las dos últimas columnas.
| En la tienda | Qué contiene hoy y de dónde sale | ¿Puede pisarlo el conector? |
|---|---|---|
| Nombre del producto | ||
| Descripción corta | ||
| Descripción larga | ||
| Referencia (SKU) | ||
| Código de barras | ||
| Marca / fabricante | ||
| Categorías | ||
| Etiquetas | ||
| Peso | ||
| Medidas (alto/ancho/largo) | ||
| Precio | ||
| Existencias | ||
| Fotos | ||
| Publicado sí/no | ||
| Fichas técnicas, PDF | ||
| Otros (indicad cuáles) |
Cómo rellenarlaEn la columna del medio, qué información lleva hoy ese campo y de dónde la saca. En la última, «siempre» si el conector puede mandar en él para siempre, o «solo al crear» si en la web se retoca después y no queréis que se pise.
Por qué lo preguntamosCasi siempre falta algo. Crear campos nuevos en SAP es rápido; rellenarlos para todo el catálogo, no. Conviene saberlo ahora y no a mitad del proyecto.
La zona donde un error se ve en la cuenta corriente. Merece la pena ser muy concretos.
Por qué lo preguntamosSi el precio de la web es el resultado de un cálculo, el conector tiene que rehacer ese mismo cálculo. Necesitamos la fórmula exacta, no una aproximación.
Por qué lo preguntamosEs el error más caro y más fácil de cometer del proyecto entero.
Por qué lo preguntamosEs lo que separa una tienda sencilla de un proyecto del doble de tamaño. Publicar un precio por artículo es fácil; publicar un precio por artículo y cliente multiplica el trabajo y suele necesitar un complemento en la web.
Por qué lo preguntamosParece una tontería y no lo es.
Vender lo que no hay cuesta un cliente. Publicar de menos cuesta ventas.
Por qué lo preguntamosPublicar la cantidad física a secas es lo que provoca las sobreventas: hay diez unidades, pero ocho ya están apalabradas para un cliente de la tienda física.
Por qué lo preguntamosCuanto más a menudo, más carga para SAP. Hay que buscar el punto en el que no sobrevendáis sin ahogar el servidor.
Siempre da más guerra de la esperada.
Por qué lo preguntamosSi el orden no está en el nombre del fichero ni en ningún campo, no hay forma de adivinarlo, y las fotos saldrán barajadas.
Por qué lo preguntamosEs la pregunta donde más veces se responde «de la familia de SAP» y luego no funciona.
Por qué lo preguntamosSi en SAP cada talla es un artículo suelto y en la web tiene que ser un producto con desplegable, hace falta un campo que diga cuáles van juntos y en qué orden. Sin eso, salen quince productos separados en vez de uno.
La mitad delicada: aquí el conector escribe documentos de verdad en vuestra contabilidad.
Por qué lo preguntamosMeterlos al hacerlos os llena SAP de pedidos que nunca se pagan. Meterlos solo al cobrar retrasa la preparación. Hay que elegir a sabiendas.
Por qué lo preguntamosEmpezar por borradores es lo prudente los primeros meses: si el conector se equivoca, se corrige antes de que afecte a nada. Y una serie propia os deja ver de un vistazo qué ha vendido la web.
| Dato | Qué regla se sigue hoy |
|---|---|
| Almacén de salida | |
| Comercial al que se imputa | |
| Titular / responsable | |
| Forma de pago | |
| Condiciones de pago | |
| IVA que se aplica | |
| Cómo se reflejan los portes | |
| Dónde se ve el nº de pedido web | |
| Canal / origen de la venta |
Por qué lo preguntamosSi el importe final que le habéis cobrado al cliente no cuadra al céntimo con el que queda en SAP, la contabilidad no cierra. Y con los descuentos, redondear mal un céntimo por línea se convierte en un descuadre grande a fin de mes.
Por qué lo preguntamosLo peor que puede pasar no es que un pedido falle: es que falle en silencio y nadie se entere hasta que el cliente reclama. Hay que decidir a quién le suena la alarma.
Por qué lo preguntamosEl cliente genérico es mucho más simple y mantiene SAP limpio, pero perdéis el historial por comprador. Crear fichas os da ese historial a cambio de que SAP se llene de miles de particulares, muchos de una sola compra.
Por qué lo preguntamosSi acertamos poco, acabáis con el mismo cliente cinco veces en SAP. Si nos pasamos de listos, dos personas distintas comparten ficha, que es peor.
Por qué lo preguntamosLas devoluciones suelen ser el 20% del trabajo y el 3% de las operaciones. Es muy razonable dejarlas fuera de la primera versión, pero hay que decirlo por escrito.
Por qué lo preguntamosUn conector que se para y nadie se entera hace más daño que no tener conector. Solemos dejar un vigilante que avisa por correo si dejan de entrar pedidos, pero hace falta que alguien lea ese correo.
Tan importante como lo anterior. Marcad lo que efectivamente queda fuera; lo que dejéis sin marcar, lo damos por dentro.
Lo que necesitamos tener en la mano el primer día. Sin esto no se puede arrancar.
| Hito | Fecha objetivo | De quién depende |
|---|---|---|
| Documento contestado | ||
| Accesos entregados | ||
| Catálogo visible en la web de pruebas | ||
| Primer pedido de prueba dentro de SAP | ||
| Validación por vuestra parte | ||
| Puesta en marcha real |